Tras haber participado en el Outsource2lac el pasado 15-16 de marzo os ofrecemos más acerca de la externalización. Queremos plasmar cuáles son sus ventajas y desventajas.
Hay que considerar qué parte del negocio debe externalizarse y cuáles son las mejores prácticas. Al fin y al cabo se trata de que los clientes no sientan el impacto y que la empresa saque el mejor provecho de esta práctica. Outsource2lac nos permitió observar el entorno outsource y cómo hacen negocios estas empresas para satisfacer las necesidades de los clientes. Es en el fondo la misma filosofía que pretendemos con nuestro servicio de departamento de comercio exterior: solucionar problemas.
Tras este post llegará una segunda parte sobre externalización en Latinoamérica. Este post contendrá una radiografía sobre Latinoamérica en cuanto a la gestión del “outsource”.
¿Qué es la externalización?
Según la Real Academia Española: “Dicho de una empresa o de una institución pública, encomendar la realización de tareas o servicios propios a otra empresa”.
La importancia del significado radica en el cuestionamiento de lo que debemos externalizar y que debemos mantener “in-house”. El principal error es externalizar parte de los productos/servicios clave, siendo estas su razón de ser y lo que genera diferenciación de la competencia.
Como empresa no podemos descuidar lo que nos hace únicos y competitivos. Externalizar parcial o totalmente productos/servicios clave conlleva un riesgo muy alto y que puede traer consigo repercusiones negativas. Por ello antes de tomar la decisión de externalizar se debe analizar con detalle qué vamos a externalizar y porqué.
¿Por qué externalizar?
En un mundo globalizado, donde cada día es más complejo competir, existen varias razones por la que una empresa considere externalizar. Reducir los costes es la más común de las razones. Sin embargo si se considera como la única razón de externalizar, la empresa arriesga la calidad, la marca, el prestigio, su reputación y la continuidad del servicio externalizado. Ser más eficientes, competitivos, mejorar la calidad, optimizar sus operaciones, cambio de costes fijos a costes variables entre otros, son factores claves que se deben incluir como justificante y deben ser tomados en cuenta a la hora de externalizar e iniciar la búsqueda del proveedor.
En la actualidad, el externalizar ya no es considerado una opción, sino una necesidad y una manera de hacer negocios. Se trata de conseguir alianzas estratégicas para poder competir en un mercado cada vez más exigente, sobre todo a nivel internacional.
¿Qué Externalizar?
Se considera que se puede externalizar cualquier servicio que no sea un producto/servicio clave. Se toma en consideración que el proveedor aporte mayor valor del que actualmente se brinda internamente (sea por calidad, valor económico, velocidad de la entrega, etc.).
¿Cuándo Externalizar?
No hay una fecha o tiempo acertado para externalizar. Es comúnmente aceptado decir que la empresa debe externalizar cuanto antes. Esto es debido a que se reducen los costes, se reduce el tiempo y se optimiza la operación, enfocando los esfuerzos en el negocio clave. Sin embargo hasta que la empresa tenga suficiente madurez y experiencia en el negocio no va a poder determinar que externalizar. Es por esta razón que realmente depende de la empresa, el sector y la madurez de la gerencia.
¿Cómo usar la externalización y dónde?
La externalización no es una decisión que se debe tomar a la ligera. Externalizar es un proceso que puede tomar de uno a dos años si se realizan los pasos adecuados para su desarrollo. Si bien la externalización se realiza para hacer más eficiente su empresa, el no realizarlo de manera adecuada puede resultar en mayores costes y más dolores de cabeza.
Lo más sencillo es realizar un benchmarking para entender cómo lo hace la competencia y dónde lo hace. La segunda opción es contratar una consultora que les ayude a investigar todos los factores que se detallan a continuación. En la internacionalización, apoyarse en el outsource es mucho más común de lo que normalmente se piensa.
Se debe analizar qué productos externalizar y cuáles son los requisitos que los proveedores deben cumplir. También hay que estudiar los parámetros bajo los cuales se va a trabajar. Sobre todo hay que reflejar KPI’s para su medición y control, penalizaciones por no cumplimiento, entre otros factores.
Adicionalmente, se debe decidir si se quiere externalizar en un único país o si existen otros países donde se brinde el servicio. La calidad del servicio, las barreras de lenguaje, la seguridad de la información, los costes, etc. influyen. Si la producción de lo que se va a externalizar es amplia se puede analizar la opción de tener varios proveedores simultáneos, de este modo diversificar el riesgo.
Una vez definido el país donde se piensa externalizar los proveedores deben ser analizados (comparados entre sí) por coste, tiempos de respuesta, calidad del servicio, años de experiencia y referencias de compañías.
Finalmente, se debe pensar en el proceso de transferencia de conocimiento, bases de datos, formación inicial, seguimiento y monitoreo, presentación de informes, entre otros.
¿Cuánto tiempo debo externalizar?
No existe un tiempo definido de cuanto es un rango de años saludable de externalización. Sin embargo si es imperativo que en el contrato existan fechas de revisión de contrato. Se deben estipular y revisar las clausulas para el mejor funcionamiento del “partnership”. De esta manera, en caso de que la relación no funcione las empresas no se encontrarán restringidas a la hora de buscar otras opciones.
Y sobre todo…
Es importante que la empresa considere al proveedor como un socio y que el proveedor tome el negocio como propio. Así, es más sencillo permear el compromiso, la seriedad y la importancia de la calidad en el producto/servicio que se externalice.
