Subcontratar el departamento de exportación
David Gómez

Departamento de exportación externalizado: ventajas e inconvenientes

Departamento de comercio exterior: subcontratar especialistas.
Departamento de exportación: subcontratar especialistas para crear equipos.

Contar con un departamento de exportación extenso es un lujo al alcance de pocas empresas. Abrir mercados nuevos requiere hacer contactos, adquirir conocimiento e invertir en tiempo y dinero. Nada nos garantiza que ese esfuerzo sea rentable.

Al abrir mercados corremos un alto riesgo de comprometer recursos a medio plazo que no tengan retorno. Son costes estructurales que apenas dejan margen para el error.

Pero la tendencia actual de modularización de la sociedad (en educación, empresas, producción, comercialización, etc.) es perfectamente aplicable a la internacionalización de empresas. La tendencia actual de especialización nos ofrecen una buena solución: la externalización del departamento de comercio exterior o de acciones específicas del mismo.

No se trata de prescindir del área de internacional, sino de no disponer de estructuras para proyectos específicos (nueva línea de negocio, nuevo mercado, etc.). Esa es la filosofía que recomendamos y plasmamos en nuestro servicio de Departamento de Exportación. Acotar proyectos y maximizar beneficios adquiriendo la experiencia que acumule la consultora de comercio exterior.

La internacionalización requiere conocimiento de otros mercados y la fuerza de ventas especializada. Ambos son recursos acumulables, pero para adquirirlos se requiere de plazos largos en el tiempo.

La subcontratación de un departamento de exportación, o mejor dicho de parte de sus funciones, tiene ventajas e inconvenientes que os resumimos. Sobre los inconvenientes os adelantamos unas guías para evitar que aparezcan.

Ventajas de un departamento de exportación externo:

  1. Ahorro de costes: Existe un evidente ahorro de costes horizontales al pagar exclusivamente por una serie de resultados. Se eliminan costes laborales como formación, ineficiencias, obsolescencia, gastos estructurales, licencias de software, etc. Se calcula que la subcontratación de (p.e.) servicios jurídicos puede alcanzar un ahorro del 50%. En el caso de la consultoría de comercio exterior si sumamos el coste y tiempo de desarrollar una red exterior el ahorro puede ser aún mayor.
  2. Convertir costes fijos en variables: Además de la eliminación de determinados costes vamos a convertir algunos fijos en variables. Entrevistas, leads, ventas, informes o proyectos finalizados, etc. tendrán un coste dependiendo del grado de aceptación y calidad del trabajo. Solo pagamos por aquello que cumple estándares acordados, con lo que se elimina gran parte del riesgo.
  3. Especialización: Accedemos de manera instantánea a recursos humanos especializados en procesos de internacionalización de empresas. Evitamos el proceso de aprendizaje, contratación, desarrollo de vínculos en el sector, problemas de reputación, etc.
  4. Experiencia y rapidez: Accedemos de manera instantánea a especialistas en comercio exterior que conocen su mercado.  La experiencia nos permite construir redes de contactos de manera casi inmediata.
  5. Mayor seguridad: El outsourcing hace que el riesgo de errores (salvo los propios, claro) recaiga sobre la empresa subcontratada. En estos acuerdos siempre se desea que todo vaya bien, pero es importante delimitar bien los riesgos posibles.
  6. Centra el talento y el esfuerzo en las áreas clave: La subcontratación de acciones de internacionalización permite centrar el talento propio en otras áreas. Así, descargamos a la organización para que pueda acometer otras tareas críticas.
  7. Innovación, procesos de negocio y economías de escala: Las empresas convierten su experiencia en mejores prácticas. Adquirir esas mejores prácticas es fundamental para innovar y avanzar sobre la competencia. Subcontratar nos acerca a procesos de negocios más modernos (software, know how, etc.) y podemos disfrutar de las economías de escala de la consultora de internacionalización subcontratada, cuyos costes serán siempre inferiores debido a su especialización.

Desventajas de un departamento de exportación externo (y cómo evitarlas):

  1. El contrato debe estar bien definido y las tareas bien acotadas: Este es el peor riesgo, una mala parcelación de responsabilidades y objetivos. Si atamos bien este punto la práctica totalidad de las desventajas desaparecen.
  2. Menor compromiso corporativo: Existe una dependencia jerárquica y orgánica diferente, así que la fidelidad se puede resentir creando una lealtad diferida. Es importante que el compromiso esté indexado claramente a una serie de objetivos tangibles. Además, la empresa subcontratada no debe traspasarnos su conflictividad y nosotros debemos saber gestionar este personal ajeno.
  3. Incertidumbre entre la plantilla propia: Si el contrato está bien acotado este miedo se combate mejor. Es recomendable que esta figura se use para acciones o mercados concretos, no para sustituir áreas horizontales de la empresa, eso ayuda a delimitar su efecto en el resto de la empresa contratante.
  4. Se pierde contacto con el día a día y el cliente final: La empresa contratante debe hacer un esfuerzo extra por conocer el día a día y adquirir ese conocimiento y experiencia. Tarde o temprano los contratantes aprenden, es el ciclo normal de los negocios. Bien visto, es una “formación in company” en tiempo real.
  5. Conocimiento en manos del proveedor. La relación debe ser fluida y honesta. Debe haber acceso a la propiedad intelectual, contactos, leads, conocimiento, etc. Pero es importante delimitar bien los acuerdos de confidencialidad.
  6. Marca, filosofía empresarial: Las empresas tienen maneras de actuar; esto es visible en la redacción de ofertas, las comunicaciones, el planteamiento de las reuniones, las relaciones personales, etc. Para evitar una imagen de marca difusa debe haber mutua cooperación y buen entendimiento. La empresa subcontratada debe comprender el tipo de cliente que está manejando y respetar sus valores (o proponer otros).

La recomendación para evitar estas desventajas es siempre la misma: una relación honesta y un buen contrato que regule el acuerdo comercial.

El outsourcing de servicios de internacionalización

Por una parte una relación de buena fe nos permite conocer el día a día, mantener contacto con los clientes, promover la marca, adquirir conocimiento y acceder a la experiencia que no se tiene. De otro lado, cuanto más fijos sean los hitos y marcadores de resultados mayor será el compromiso, menor conflictividad por tareas, y mejor control de propiedad intelectual. La internacionalización de empreas ya es bastante complicada para además no cerrar bien los acuerdos que alcanzamos.

Como hemos comenzado diciendo, no se trata de prescindir del área de internacional, sino de no crear estructuras en proyectos específicos. Los proyectos concretos (ramas de negocio, mercados) son más susceptibles de ser mejor medidos, generan menos suspicacias internas y se regulan mejor a nivel contractual.

Bajo estas condiciones, el outsourcing de servicios de internacionalización es una figura con muchas ventajas para las PYME. Con este acuerdo podremos obtener sus máximos beneficios: acceder a procesos, experiencia y conocimiento de manera inmediata y sin inversión previa.

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